Datenschutzhinweis für Bewerber gem. Artikel 13, 14 DSGVO

1. Vorbemerkung
Die folgenden Punkte sollen Ihnen Informationen rund um Ihre Daten liefern. Der Gesetzgeber hat festgelegt, welche Informationen hierzu notwendig sind.

2. Was sind personenbezogene Daten?

Alle Informationen, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare Person beziehen. Bestimmbar ist eine Person dann, wenn sie direkt oder indirekt identifiziert werden kann. Dies kann beispielsweise durch Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen, erfolgen.

3. Basis-Informationen

3.1 Wer ist für die Verarbeitung meiner Daten verantwortlich?

Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist die 
Rautenberg & Company GmbH 
Königsallee 61 
40215 Düsseldorf 
Tel.: +49 211 900 999-0 
  
3.2 Wie kann ich Kontakt zu Ihnen aufnehmen?

Ansprechpartner:         Frau Lisa Hilgenrainer

E-Mail:                         Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!

3.3 Wie kann ich den Datenschutzbeauftragten des Unternehmens erreichen?

Datenschutzbeauftragter unseres Unternehmens ist Herr Carsten Bruns. Der Datenschutzbeauftragte ist wie folgt zu erreichen:

SK-Consulting Group GmbH

Osterweg 2, 32549 Bad Oeyenhausen

E-Mail: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!

3.4 Welche Aufsichtsbehörde ist zuständig?

Die für den Verantwortlichen zuständige Aufsichtsbehörde ist die:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen

Postfach 20 04 44

40102 Düsseldorf

Telefonzentrale: +49 (0)211 / 38424 - 0

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4. Weitere wichtige Informationen

4.1 Datenerhebung im Bewerbungsprozess (wie erhalten wir Ihre Daten und warum verarbeiten wir diese?)

Wie erhalten wie Ihre Daten?

Im Regelfall teilen Sie uns Ihre Daten selbst mit, z.B. durch das Zusenden einer Bewerbung per Post, E-Mail oder über unser Online-Bewerberportal. In anderen Fällen kontaktieren wir Sie über Sofern Sie uns Ihre Daten nicht durch das direkte Zusenden einer Bewerbung übermittelt haben, werden wir diese über einschlägige Veröffentlichungs- bzw. Vermittlungsportale für Stellensuchende (z.B. LinkedIn) erhalten haben, auf denen wir Sie um Kontaktaufnahme bei Interesse an einer Bewerbung bitten.

Warum verarbeiten wir Ihre Daten?

Bevor Sie sich für uns und wir uns für Sie entscheiden, möchten wir einander kennenlernen. Hierzu dienen uns im ersten Schritt regelmäßig die Informationen und Dokumente, die Sie uns schriftlich oder in Textform übermitteln. Der nächste Schritt ist ein persönliches Kennenlernen, durch welches wir noch mehr voneinander erfahren. Der Zweck dieser Datenerhebung ist die fundierte Entscheidung für ein langfristiges Miteinander.

4.2 Warum dürfen wir dies?

Das Datenschutzrecht erlaubt (gem. § 26 Abs. 1, Satz 1 BDSG in Verbindung mit Art. 88 Abs. 1 DSGVO) die Erhebung der Daten, die für die Begründung des Beschäftigtenverhältnisses erforderlich sind. Wenn Sie uns freiwillig, über das Notwendige hinaus, Dinge von sich mitteilen, erlaubt uns dies das Datenschutzrecht im Rahmen einer Einwilligung (gem. Art. 6 Abs. 1 lit. A DSGVO).

Im Rahmen von Bewerbungsgesprächen setzen wir auch digitale Kommunikationsmöglichkeiten wie das Video-Konferenz-Tool „MS Teams“ ein. Hierbei verarbeiten wir folgende personenbezogene Daten: Benutzerdaten (Name, Pseudonym, Benutzerkennung), Meeting-Metadaten (Thema, Teilnehmer-IP-Adressen, Geräteinformationen), Meeting-Inhaltsdaten: Text-, Audio-, und Video-Daten sowie ggf. geteilte Dokumente.

Zweck der Nutzung dieser Dienste ist, dass sich Bewerber und wir im Rahmen des Bewerbungsprozesses schnell, umweltfreundlich und kosteneffizient über diese digitalen Kommunikationsplattformen virtuell begegnen können, ohne dass hierfür der Bewerber (insbesondere bei mehreren erforderlichen Treffen) jedes Mal vor Ort erscheinen müsste.

Bei der Nutzung der vorgenannten Anwendungen finden keinerlei Audio- oder Videoaufzeichnungen statt und die ggf. über die „Chat“-Funktion (Senden von Kurznachrichten) erhaltenen Informationen werden nach 90 Tagen gelöscht. Eine Weiterleitung Ihrer Daten an Dritte findet nicht statt; systemseitige Protokolldaten werden nach 7 Tagen gelöscht.

Die Rechtsgrundlage zur Verarbeitung Ihrer Daten „IP-Adresse“ und „Name“ (sowie „Bild“ bei erfolgter Kamera-Aktivierung) im Rahmen eines Online-Meetings (virtuellen Treffens) über MS Teams gründet bei Annahme unseres Angebotes bzw. Terminvorschlags auf Ihrem Einverständnis gem. Art. 6 Abs. 1 lit. A & lit. F DSGVO (Einwilligung des Betroffenen & berechtigtes Interesse des Verantwortlichen). Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der übrigen im Rahmen der Online-Konferenz mitgeteilten Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. B DSGVO (Erfüllung eines Vertrages).

4.3 Wer kann Daten von mir erhalten?

Im Rahmen der Verarbeitung können Ihre Daten übermittelt werden an:

• Personen innerhalb unseres Unternehmens, die direkt an der Datenverarbeitung beteiligt sind (z.B. Personalabteilung)
• Dienstleister, die vertraglich gebunden und zur Verschwiegenheit verpflichtet sind und Teilaufgaben der Datenverarbeitung wahrnehmen
• Externe Unternehmen, wenn dies erforderlich ist (z.B. Postdienstleister zur Zustellung von Briefen)

Datenverarbeitung im Rahmen von Online-Bewerbungen:

Die im Rahmen Ihrer Bewerbung übermittelten Daten werden per TLS-Verschlüsselung übertragen und in einer Datenbank gespeichert. Diese Datenbank wird von der Personio GmbH, welche eine Personalverwaltungs- und Bewerbermanagement-Software anbietet (https://www.personio.de/impressum/), betrieben. Personio ist in diesem Zusammenhang unser Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Die Grundlage für die Verarbeitung ist hierbei ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung zwischen und als verantwortliche Stelle und Personio.

4.4 Werden Sie Daten von mir in Länder außerhalb der Europäischen Union übermitteln?

Dies ist von uns nicht geplant. Eine Ausnahme hiervon wäre nur denkbar, wenn Sie dies veranlassen würden, z.B. wenn Sie uns eine Kontoverbindung einer Bank außerhalb der Europäischen Union nennen würden, auf das wir Geld überweisen sollen. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6, Abs. 1 lit. B DSGVO, Art. 88 i.V.m. § 26 BDSG, Art. 46 + 49, Abs. 1 DSGVO.

Darüber hinaus kann nicht ausgeschlossen werden, dass ggf. Teile Ihrer Daten im Rahmen der Nutzung der o.g. Video-Konferenz-Tools in ein Drittland übermittelt werden.

4.5 Wie lange werden Sie meine Daten speichern?

Wir speichern Ihre Daten während der Zeit, in der wir sie benötigen, um die oben unter 4.1 dargestellten Zwecke zu erreichen. Spätestens sechs Monate (bzw. mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung gem. Art. 6, Abs 1, lit. a) DSGVO 12 Monate) nach der Entscheidung werden die Unterlagen in Papierform zurückgesandt bzw. die digitalen Dokumente gelöscht. Diese Frist ergibt sich als Schutz vor der Inanspruchnahme durch das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG). Allerdings gibt es gegebenenfalls gesetzliche Vorschriften (z. B. die Abgabenordnung § 147), die uns dazu zwingen, bestimmte Unterlagen sechs beziehungsweise zehn Jahre aufzubewahren. Nach Ablauf der Aufbewahrungszeit löschen wir nicht mehr benötigte Daten.

Sofern Sie im Rahmen des Bewerbungsverfahrens ein Angebot für eine Anstellung bei uns erhalten und dieses annehmen, speichern wir die im Rahmen des Bewerbungsverfahrens erhobenen personenbezogenen Daten mindestens für die Dauer des Angestelltenverhältnisses.  

4.6 Muss ich meine Daten zur Verfügung stellen?

Um die in Punkt 4.1 dargestellten Gründe zu erreichen ist es erforderlich, dass Sie uns Ihre personenbezogenen Daten zur Verfügung stellen.

Für einen Abschluss des Vertrages mit Ihnen ist dies zwingend notwendig. Bei Nichtbereitstellung können wir keinen Vertrag mit Ihnen schließen.

Im Falle von Beschwerden können Sie sich jederzeit an die zuständige Aufsichtsbehörde wenden. Für unser Unternehmen ist die in Punkt 3.4 genannte Aufsichtsbehörde zuständig.

Sie haben das Recht, dies gerichtlich prüfen zu lassen; laut Art. 78 DSGVO gegen eine Aufsichtsbehörde sowie laut Art. 79 DSGVO gegen unser Unternehmen.

4.7 Automatisierte Entscheidungsfondung / Profiling

Eine automatische Entscheidungsfindung / Profiling findet nicht statt.

5. Welche Rechte habe ich?

5.1 Hinweis zu Ihren Rechten

Als betroffene Person einer Datenverarbeitung haben Sie nach der Datenschutz-Grundverordnung unter anderem folgende Rechte (im Folgenden auch kurz „Betroffenenrechte“ genannt):

5.2 Auskunftsrechte (laut Art. 15 DSGVO)

Sie haben das Recht, Auskunft darüber zu verlangen, ob wir personenbezogene Daten zu Ihrer Person verarbeiten oder nicht. Wenn wir personenbezogene Daten von Ihnen verarbeiten, haben Sie Anspruch, eine Kopie zu verlangen.

5.3 Recht zur Berichtigung der Daten (laut Art. 16 DSGVO)

Sie haben das Recht, von uns die Berichtigung Ihrer Daten zu verlangen, wenn diese nicht richtig und/ oder unvollständig sein sollten. Zu diesem Recht gehört auch das Recht auf Vervollständigung durch ergänzende Erklärungen oder Mitteilungen.

5.4 Recht auf Löschung von personenbezogenen Daten (laut Art. 17 DSGVO)

Sie haben das Recht, von uns die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.

5.5 Recht auf Einschränkung der Datenverarbeitung (laut Art. 18 DSGVO)

Sie haben das Recht, die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in folgenden Fällen einschränken zu lassen.

5.6 Recht auf Datenübertragbarkeit (laut Art. 20 DSGVO)

Sie haben das Recht, die Daten, die Sie uns zur Verfügung gestellt haben, in einem gängigen elektronischen Format (z.B. als PDF- oder Excel-Dokument), von uns zu verlangen.

5.7 Recht zum Widerspruch gegen bestimmte Datenverarbeitungen (laut Art. 21 DSGVO)

Wenn Ihre Daten zur Wahrnehmung von im öffentlichen Interesse liegenden Aufgaben oder zur Wahrnehmung berechtigter Interessen verarbeitet werden, können Sie dieser Verarbeitung widersprechen. Sie müssen uns hierzu die Gründe, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, für Ihren Widerspruch darlegen.

5.8 Verbot automatisierter Entscheidungen/ Profiling (laut Art. 22 DSGVO)

Entscheidungen von uns, die für Sie eine rechtliche Folge nach sich ziehen oder Sie erheblich beeinträchtigen, dürfen nicht ausschließlich auf eine automatisierte Verarbeitung personenbezogener Daten gestützt werden. Hierzu gehört auch das Profiling.

5.9 Ausübung der Betroffenenrechte

Zur Ausübung der Betroffenenrechte, wenden Sie sich bitte an die unter Punkt 3.2 genannte Stelle. Anfragen, die elektronisch eingereicht werden, werden in der Regel elektronisch beantwortet. Die nach der DSGVO zur Verfügung zu stellenden Informationen, Mitteilungen und Maßnahmen, einschließlich der Ausübung der Betroffenenrechte, werden grundsätzlich unentgeltlich erbracht. Lediglich im Fall von offenkundig unbegründeten oder exzessiven Anträgen sind wir berechtigt, für die Bearbeitung ein angemessenes Entgelt zu erheben oder von einem Tätigwerden abzusehen (laut Art. 12 Abs. 5 DSGVO).

Bestehen bergründete Zweifel an Ihrer Identität, dürfen wir zum Zwecke der Identifizierung zusätzliche Informationen von Ihnen verlangen. Ist uns eine Identifizierung nicht möglich, sind wir berechtigt, die Bearbeitung Ihrer Anfrage zu verweigern. Über eine fehlende Möglichkeit zur Identifikation werden wir Sie – soweit möglich – gesondert benachrichtigen (siehe Art. 12 Abs. 6 und Art. 11 DSGVO).

Auskunfts- und Informationsbegehren werden in der Regel unverzüglich, innerhalb eines Monats nach Eingang der Anfrage bearbeitet. Die Frist kann um weitere zwei Monate verlängert werden, soweit dies unter Berücksichtigung der Komplexität und/ oder der Anzahl der Anfragen erforderlich ist; im Fall einer Fristverlängerung werden wir Sie innerhalb eines Monats nach Eingang Ihrer Anfrage über die Gründe für die Verzögerung informieren. Sollten wir innerhalb auf einen Antrag hin nicht tätig werden, werden wir Sie unverzüglich, innerhalb eines Monats nach Eingang des Antrags, über die Gründe hierfür unterrichten und Sie über die Möglichkeit, bei einer Aufsichtsbehörde Beschwerde einzulegen oder einen gerichtlichen Rechtsbehelf in Anspruch zu nehmen, informieren (siehe Art. 12 Abs. 3 und Abs. 4 DSGVO)

Bitte beachten Sie, dass Sie Ihre Betroffenenrechte nur im Rahmen von der Union oder de Mitgliedsstaaten vorgesehener Einschränkungen und Beschränkungen ausüben können. (Art. 23 DSGVO)

Allgemeines
Wir stellen Ihnen diese Datenschutzerklärung, welche sich ausschließlich auf die im Rahmen des Online-Bewerbungsverfahrens erhobenen Daten bezieht, zur Verfügung, um Sie darüber zu informieren, wie wir mit Ihren im Rahmen des Bewerbungsverfahrens erhobenen personenbezogenen Daten bei uns umgehen.   

Verantwortliche Stelle
Verantwortliche Stelle im Sinne des Datenschutzrechts ist: 
Rautenberg & Company GmbH 
Königsallee 61 
40215 Düsseldorf 
Tel.: +49 211 900 999-0 
  
Eintragung im Handelsregister 
Registernummer: HRB 71843  
Registergericht: Amtsgericht Düsseldorf  
Datenschutzbeauftragter: SK-Consulting Group GmbH, Carsten Bruns   

Personenbezogene Daten im Rahmen des Bewerbungsprozesses
Personenbezogene Daten sind Angaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person. Darunter fallen Informationen wie beispielsweise Ihr Name, Ihre Anschrift, Ihre Telefonnummer und Ihr Geburtsdatum, aber auch Daten über Ihren konkreten Werdegang etc., welche mit vertretbarem Aufwand einer bestimmten Person zugeordnet werden kann. Informationen, die nicht (un-)mittelbar mit Ihrer wirklichen Identität in Verbindung gebracht werden, sind hingegen keine personenbezogenen Daten.   

Grundlagen und Zwecke zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten bei Bewerbungen und im Bewerbungsverfahren
Sollten Sie sich bei uns auf elektronischem Wege, also per E-Mail oder über unser Webformular bewerben, dann erheben und verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten zum Zwecke der Abwicklung des Bewerbungsverfahrens und zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen.
Mit dem Absenden einer Bewerbung auf unserer Recruiting-Seite bekunden Sie Ihr Interesse, eine Beschäftigung bei uns aufnehmen zu wollen. Sie übermitteln uns in diesem Zusammenhang personenbezogene Daten, die wir ausschließlich zum Zwecke Ihrer Stellensuche/ Bewerbung nutzen und speichern.
Insbesondere werden dabei die folgenden Daten erhoben:
Name (Vor- sowie Nachname), E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Kanal, wie Sie auf uns aufmerksam geworden sind. 
Außerdem haben Sie die Möglichkeit, aussagekräftige Dokumente wie ein Anschreiben, Ihren Lebenslauf und Zeugnisse hochzuladen. Darin befinden sich ggf. weitere personenbezogene Daten wie Geburtsdatum, Adresse etc.  
Auf Ihre Daten haben nur autorisierte Mitarbeiter(innen) aus dem Personalbereich bzw. in das Bewerbungsverfahren involvierte Mitarbeiter Zugriff.  
Die Speicherung der personenbezogenen Daten erfolgt grundsätzlich ausschließlich für den Zweck, der Besetzung der vakanten Stelle, für die Sie sich beworben haben.  
Ihre Daten werden über einen Zeitraum von 180 Tagen über die Beendigung des Bewerbungsverfahrens hinaus gespeichert. Dies erfolgt in der Regel zur Erfüllung von rechtlichen Verpflichtungen bzw. der Abwehr von etwaigen Ansprüchen aus gesetzlichen Vorschriften. Anschließend sind wir verpflichtet, Ihre Daten zu löschen bzw. zu anonymisieren. In diesem Falle stehen uns die Daten nur noch als sogenannte Metadaten ohne direkten Personenbezug für statistische Auswertungen zur Verfügung (beispielsweise Frauen- bzw. Männeranteil an Bewerbungen, Anzahl an Bewerbungen pro Zeitraum etc.).  
 
Sofern Sie im Rahmen des Bewerbungsverfahrens ein Angebot für eine Anstellung bei uns erhalten und dieses annehmen, speichern wir die im Rahmen des Bewerbungsverfahrens erhobenen personenbezogenen Daten mindestens für die Dauer des Angestelltenverhältnisses.   

Weitergabe der Daten an Dritte
Die im Rahmen Ihrer Bewerbung übermittelten Daten werden per TLS-Verschlüsselung übertragen und in einer Datenbank gespeichert. Diese Datenbank wird von der Personio GmbH, welche eine Personalverwaltungs- und Bewerbermanagement-Software anbietet (https://www.personio.de/impressum/), betrieben. Personio ist in diesem Zusammenhang unser Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DS-GVO. Die Grundlage für die Verarbeitung ist hierbei ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung zwischen uns als verantwortliche Stelle und Personio.   

Betroffenenrechte
Sofern durch uns als verantwortliche Stelle personenbezogenen Daten verarbeitet werden, haben Sie als betroffene Person in Abhängigkeit von Rechtsgrundlage und Zweck der Verarbeitung bestimmte Rechte aus Kapitel III der EU Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO), dabei ggf. insbesondere Recht auf Auskunft (Art.15 DS-GVO), Recht auf Berichtigung (Art.16 DS-GVO), Recht auf Löschung (Art. 17 DS-GVO), Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO), Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO), Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Sofern die Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf Ihrer Einwilligung beruht, haben sie nach Art. 7 III DS-GVO das Recht auf Widerruf dieser datenschutzrechtlichen Einwilligung.
Bitte wenden Sie sich zur Geltendmachung Ihrer Betroffenenrechte in Bezug auf die in diesem Online-Bewerbungsverfahren verarbeiteten Daten an unseren Datenschutzbeauftragten (siehe Ziffer 2.).   

Abschließende Bestimmungen
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen des Bewerbungsverfahrens oder Ähnlichem abzubilden. Für einen erneuten Besuch dieser Recruiting-Seite oder eine erneute Bewerbung gilt dann die neue Datenschutzerklärung.
Zusätzlich zu dieser Datenschutzerklärung können Sie auf Rautenberg & Company GmbH - Datenschutz (rautenbergco.com) unsere allgemeine Datenschutzerklärung einsehen.